KM : การจัดเก็บข้อมูลความจำเป็นพื้นฐาน โดย วีรชาติ พูลเหลือ

    การบริหารการจัดเก็บข้อมูลเพื่อการพัฒนาชุมชนเป็นภารกิจสำคัญอีกประการหนึ่งของกรมการพัฒนาชุมชน ข้อมูลเพื่อการพัฒนาชนบทจะแบ่งข้อมูลออกเป็น 2 ประเภท คือ ข้อมูลความจำเป็นพื้นฐาน
(จปฐ.) และ ข้อมูลพื้นฐานระดับหมู่บ้าน (กชช.2ค) โดยข้อมูล จปฐ.จะจัดเก็บระดับครัวเรือนทุกครัวเรือนเป็นประจำทุกปี ส่วนข้อมูล กชช.2ค จัดเก็บในระดับหมู่บ้าน เป็นประจำทุก 2 ปี ซึ่งครบกำหนดต้องจัดเก็บข้อมูลในปีนี้ ทางอำเภอตาคลี  จังหวัดนครสวรรค์ ได้เริ่มกระบวนการการจัดเก็บข้อมูล จปฐ. ปี 2559  ระหว่างเดือนธันวาคม 2558 – กุมภาพันธ์  2559  ในทุกครัวเรือน  ทั้งเขตชนบท  (อบต. จำนวน 10  แห่ง)  และเขตเมือง  (เทศบาลตำบล จำนวน 1 แห่ง และเทศบาลเมือง 1 แห่ง)  รวม 154 หมู่บ้าน/ชุมชน   ข้าพเจ้ารับผิดชอบการจัดเก็บข้อมูลเพื่อการพัฒนาชนบท จปฐ. และ กชช.2 ค ในระดับอำเภอ โดยจะต้องดูแลในเรื่องของระบบโปรแกรมตั้งแต่การติดตั้งโปรแกรมไปจนถึงการแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับการใช้โปรแกรม ในการจัดเก็บข้อมูล จปฐ.จะมีอาสาสมัครของหมู่บ้านในการจัดเก็บข้อมูล เมื่อเสร็จนำส่งข้อมูลให้ผู้บันทึกข้อมูลของ อบต./เทศบาลดำเนินการบันทึก
บันทึกขุมความรู้ (Knowledge Assets)
ขั้นตอนการดำเนินงาน
๑.  การวางแผนการจัดเก็บข้อมูล
๑.๑  สำรวจข้อมูลครัวเรือนที่อาศัยอยู่จริง
  ๑.๒  จัดทำทะเบียนสำรวจอาสาสมัครจัดเก็บข้อมูล  จปฐ.
  ๑.๓  แผนปฏิบัติการจัดเก็บข้อมูล  จปฐ.  รายบุคคล
๑.๔  จัดทำคำสั่งแต่งตั้งอาสาสมัครจัดเก็บข้อมูล จปฐ.  ระดับหมู่บ้าน
  ๑.๕  จัดทำคำสั่งแต่งตั้งคณะทำงานบริหารการจัดเก็บข้อมูล จปฐ.  ระดับตำบล
๑.๖  จัดทำคำสั่งแต่งตั้งคณะทำงานบริหารการจัดเก็บข้อมูล จปฐ.  ระดับอำเภอ
๑.๗  จัดทำคำสั่งแต่งตั้งคณะทำงานบันทึกข้อมูล จปฐ.
๒.  การจัดเก็บข้อมูล  จปฐ.
  ๒.๑  ประชุมชี้แจงการจัดเก็บข้อมูล  จปฐ.  แก่อาสาสมัครจัดเก็บข้อมูล  จปฐ.
            ๒.๒  ประชุมชี้แจงการจัดเก็บข้อมูล  จปฐ.  แก่คณะทำงานบริหารการจัดเก็บข้อมูล จปฐ.  ระดับตำบล  และระดับอำเภอ
๒.๓  ประชุมชี้แจงการลงโปรแกรมและการบันทึก  ข้อมูล  จปฐ.
๒.๔  จัดเก็บข้อมูล  จปฐ.  ทุกหมู่บ้าน
อำเภอตาคลี  ได้จัดทำ “สัปดาห์รณรงค์จัดเก็บข้อมูล  จปฐ.  อำเภอตาคลี  ปี  ๒๕๕๙”  โดยกำหนดให้พัฒนากรแต่ละตำบล คัดเลือกหมู่บ้านเป้าหมาย
๒.๕  ผู้ใหญ่บ้านตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลก่อนจัดส่งแบบสำรวจข้อมูล  จปฐ.  ให้เจ้าหน้าที่บันทึกข้อมูล
๒.๖  บันทึกข้อมูล  จปฐ.  ของตำบล  พร้อมประมวลผลข้อมูล จปฐ. ทุกครัวเรือน ตรวจสอบความถูกต้อง  ครบถ้วนของข้อมูลที่บันทึก
๒.๗  พัฒนากรผู้ประสานงานตำบลร่วมกับผู้ใหญ่บ้านรับรองคุณภาพของข้อมูล  จปฐ.  ในเวทีประชาคมระดับหมู่บ้านทุกหมู่บ้านเพื่อตรวจสอบข้อมูลความถูกต้อง  ครบถ้วน  และเป็นจริง
๒.๘  พัฒนากรผู้ประสานงานตำบลร่วมกับคณะทำงานบริหารการจัดเก็บข้อมูล จปฐ.  ระดับตำบล ตรวจสอบ/ยืนยันผลการจัดเก็บ  และรับรองคุณภาพของข้อมูล  จปฐ.  ภาพรวมระดับตำบล
  ๒.๙  จังหวัดออกมาติดตามการจัดเก็บข้อมูลของอำเภอ ว่า  ที่อำเภอมีการจัดเก็บข้อมูล จปฐ. มีความถูกต้อง   ครบถ้วน  และอาสาสมัครเข้าใจในการจัดเก็บข้อมูล  จปฐ.  หรือไม่
  ๒.๑๐ คณะทำงานบริหารการจัดเก็บข้อมูล จปฐ.  ระดับอำเภอ  ตรวจสอบความถูกต้อง  ครบถ้วนของข้อมูล  จปฐ. ของแต่ละตำบล  เพื่อประมวลผลเป็นภาพรวมของอำเภอ
ในการรับรองคุณภาพของข้อมูล  จปฐ.  ระดับอำเภอนั้น  อำเภอตาคลี  ได้จัดเวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้  ระหว่างคณะทำงานบริหารการจัดเก็บข้อมูล จปฐ.  ระดับอำเภอ  โดยได้ชี้แจงถึงความสำคัญของการจัดเก็บข้อมูล  จปฐ.   และสรุปผลการจัดเก็บและประมวลผลข้อมูล จปฐ.ภาพรวม  อำเภอตาคลี  จังหวัดนครสวรรค์
๓.  ปัญหาที่เกิดขึ้นในห้วงของการจัดเก็บข้อมูล  จปฐ.
๑.  ระยะเวลา  เป็นตัวกำหนดให้เกิดกระบวนการขั้นตอนต่างๆ
๒.  เกิดจากบุคคล  คือ  อาสาสมัคร  เจ้าหน้าที่  และพัฒนากร  ขาดประสบการณ์  ไม่เข้าใจข้อคำถาม  ทั้ง  ๕  หมวด  ๓๐  ตัวชี้วัด  และเป็นตัวแปรที่สำคัญในการกำหนดความถูกต้อง  แม่นยำของข้อมูล  จปฐ.
๓.  การประสานงานระหว่างเจ้าหน้าที่พัฒนาชุมชนและเจ้าหน้าที่ของ  อบต.
๔.  ความกดดันของผู้บริหารทั้งระดับอำเภอ  และระดับจังหวัดที่ต้องการข้อมูลที่ถูกต้อง  ครบถ้วน  แม่นยำ  และให้ทันตามห้วงระยะเวลาที่กำหนด
แก่นความรู้ ( Core Competency )
         ๑. ศึกษาระเบียบ  วิธีการ  ขั้นตอน  การจัดเก็บข้อมูล  จปฐ.
         ๒.  ใช้หลักการมีส่วนร่วมในทุกขั้นตอนการดำเนินงาน
         ๓.  หลักการประสานงาน  (ประสานภาคี  เครือข่าย  ร่วมส่งเสริมสนับสนุน)
         ๔.  การจัดการความรู้ในชุมชน
         ๕.  การวิเคราะห์ข้อมูลจากสภาพที่แท้จริงของหมู่บ้านจากผลการจัดเก็บข้อมูล  จปฐ.
กลยุทธ์ในการทำงาน
     แนวทางการดำเนินงานให้บรรลุเป้าหมาย
          1. วางแผนโดยเน้นเป้าหมายและกลยุทธ์ร่วมกัน ระหว่างหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้เป็นเป้าหมายร่วมกันของทุกคนในหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง หลังจากนั้นจึงกระจายเป้าหมายร่วมดังกล่าวลงไปสู่หน่วยงานและหมู่บ้าน/ชุมชน ให้ทั่วถึงและเป็นระบบ โดยเป้าหมายที่กระจายไปแล้วจะต้องสัมพันธ์กันทั้งในแนวดิ่ง และในแนวนอน

           2. ฝึกอบรมตามขั้นตอนโดยเน้นกลยุทธ์ต่างๆอันได้มาซึ่งข้อมูลที่มีคุณภาพ และปริมาณ เป็นการพิจารณาเลือกหน้าที่ กิจกรรมที่มีความสำคัญต่อความสำเร็จ และโดยกำหนดคุณสมบัติ การพิจารณาความรู้ ทักษะ ทัศนคติ การจัดการที่จำเป็นต่อการเพิ่มคุณภาพ หรือประสิทธิผลของการจัดเก็บข้อมูล แล้วจัดฝึกอบรมให้สอดคล้องประสานกัน ทั้งกระบวนการ

           3. ติดตามงานโดยเน้นกระบวนการ ซึ่งจะเป็นการติดตามผลที่ได้เทียบกับเป้าหมาย และแผนงานหรือแนวทางการดำเนินงานในทุกๆช่วงเวลา ระหว่างดำเนินงานในทุกขั้นตอน

           4. มีการสร้างแรงจูงใจในการทำงาน ของทุกภาคส่วนที่เกี่ยวข้อง โดยการบริหารจัดการที่สามารถตอบสนองความต้องการของทุกคน และสร้างแรงผลักดันให้เกิดขึ้นภายในตัวของผู้เกี่ยวข้อง เพื่อให้คนเหล่านั้นเกิดความต้องการทำงานด้วยความกระตือรือร้นและด้วยความพยายามเอาชนะอุปสรรคต่าง ๆ

           5. วัดผลงานโดยเน้นผลลัพธ์สุดท้าย เป็นการสรุปผลร่วมกันเพื่อกำหนดระดับผลงานของทุกส่วน โดยควรจะยึดที่ผลของงานเป็นหลัก เพื่อให้ข้อมูลที่ได้จัดเก็บและบันทึกมีคุณภาพสามารถนำไปใช้ได้อย่างถูกต้อง ซึ่งการประเมินผลการปฏิบัติงานควรจะประเมินใน 3 ระดับด้วยกันคือ การประเมินผลงานในภาพรวมระดับอำเภอ การประเมินผลงานในระดับตำบล/หมู่บ้าน และการประเมินผลงานเป็นรายบุคคล  

            6.จ่ายค่าตอบแทนโดยเน้นผลงานรวมก่อน-หลัง และคุณภาพข้อมูล โดยมีแนวทางในการกำหนดค่าตอบแทนที่สำคัญคือ กำหนดระเบียบปฏิบัติ เกี่ยวกับการดำเนินการบริหารค่าจัดเก็บ/ค่าบันทึก ทบทวนประเมินผลการปฏิบัติงาน และพิจารณากำหนดค่าจัดเก็บ/ค่าบันทึก แต่ละคน ให้แตกต่างกันไปตามความสามารถที่พิจารณาจากแต่ละคน ที่ทำได้สูงหรือต่ำกว่ามาตรฐานผลงานที่ได้กำหนดไว้ โดยทำข้อตกลงร่วมกัน และให้ความเห็นชอบในทุกฝ่าย

ชื่อ – สกุล นายวีรชาติ  พูลเหลือ
ตำแหน่ง นักวิชาการพัฒนาชุมชนปฎิบัติการ
สังกัด สำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอตาคลี  จังหวัดนครสวรรค์
เบอร์โทรศัพท์ที่ติดต่อได้สะดวก   ๐56241502