การ ประชุมเป็นการระดมความคิดในการวางแผน กำหนดนโยบาย ตลอดจนการวางแนวปฏิบัติเพื่อให้กิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่ง สำเร็จตามเป้าหมาย
2. ขั้นตอนการดำเนินงาน มี 3 ขั้นตอน ได้แก่ ขั้นเตรียมการ ขั้นดำเนินการ และภายหลังการประชุม
ขั้นเตรียมการ ประธานและเลขานุการต้องร่วมกันเตรียมความพร้อม ดังนี้
1. การจัดทำปฏิทินการประชุม
2. การจัดทำหนังสือเชิญประชุม
3. การจัดทำวาระ/เอกสารการประชุม
4. การจัดเตรียมห้องประชุมพร้อมโสตทัศนูปกรณ์
ขั้นดำเนินการ ประธานและเลขานุการ ต้องศึกษารายละเอียดของวาระการประชุม กำหนดแนวทางและกลยุทธ์ในการประชุม ดังนี้ 1. การกล่าวเปิดการประชุมและสร้างบรรยากาศที่ดี
2. ระบุประเด็นที่จะให้ที่ประชุมทราบ
3. กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุมแสดงความคิดเห็น
4. ควบคุมให้ที่ประชุมอยู่ในประเด็น
5. สรุปประเด็น หรือ มติที่ประชุม
ขั้นตอนภายหลังการประชุม ประธานและเลขานุการร่วมกับเลขานุการ ตรวจร่างมติ และติดตามให้มีการปฏิบัติตามมติที่ประชุม
3. ส่วนสรุป เจ้าหน้าที่พัฒนาชุมชน สามารถแนะนำกลุ่ม/องค์กรที่อยู่ในความรับผิดชอบให้เห็นความสำคัญของการประชุม ส่งเสริมให้มีการเพิ่มพูนทักษะ เทคนิควิธีให้สามารถดำเนินการประชุม การประชุมที่มีประสิทธิภาพนอกจากจะส่งผลที่เกิดผลตามเป้าหมายของการประชุมแล้ว ยังทำให้เกิดความรู้สึกว่า การประชุมเป็นเรื่องที่ไม่น่าเบื่อสำหรับผู้เข้าประชุม ทำให้อยากเข้าประชุมในครั้งต่อไป ทำให้ชุมชนเข้มแข็ง
4. ขุมความรู้ ประธานและเลขานุการ เป็นผู้มีบทบาทสำคัญและเป็นหลักในการทำให้การประชุมเป็นไปตามเป้าหมายและมีประสิทธิภาพ จึงควรเป็นผู้ที่ต้องรู้และเข้าใจทุกขั้นตอนในการประชุม ตั้งแต่ขั้นเตรียมการ ขั้นดำเนินการ และภายหลังการประชุม
5. แก่นความรู้ การจัดการประชุมจะสำเร็จไม่ได้ ถ้าหากองค์กรไม่ให้ความสำคัญของการจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพ และสุดท้ายสิ่งสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม คือการจดบันทึกการประชุมให้เป็นไปตามการประชุมให้เป็นไปตามวาระการประชุม เพราะบันทึกเป็นเอกสารหลักฐานที่สามารถใช้อ้างองในการประชุมครั้งต่อไป
ที่อยู่/เบอร์โทรศัพท์
สำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอชุมตาบง โทร 081 474 8025
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น