นอกจากนั้นยังใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง ฉะนั้นถ้าสำนักงานใดต้องการดำเนินการด้านเอกสารอย่ามีประสิทธิภาพจำเป็นต้องใช้หลักการบริหาร และการจัดเก็บเอกสารที่ดีมีระบบเพื่อให้นำข้อมูลมาใช้ได้อย่างรวดเร็ว
เอกสาร หมายถึง กระดาษที่ใช้ในส่วนราชการ หนังสือ แบบฟอร์ม แผนที่ และวัตถุอื่น ๆ ที่บรรจุข้อความทั้งยังอาจรวมถึงสื่อกลางที่ใช้ในการจัดทำข้อมูลต่าง ๆ ของธุรกิจด้วย เช่น จดหมายโต้ตอบ บัตร เทป หรือไมโครฟิล์ม เป็นต้น
การจัดเก็บเอกสาร หมายถึง กระบวนการจัดระบบจำแนกและเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบสะดวกในการนำมาใช้เมื่อต้องการ ซึ่งถือว่าเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการบริหารงานเอกสาร เท่านั้น
การบริการงานเอกสาร หมายถึง การดำเนินงานเอกสารให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามลำดับขั้นตอนคือ การวางแผน การกำหนดหน้าที่และโครงสร้างการจัดเก็บเอกสาร การกำหนดระบบการจัดเก็บเอกสารการเก็บรักษา การควบคุมงานเอกสารและการทำลายเอกสารจึงมีความสัมพันธ์กับเอกสารทุกขั้นตอนตามวงจรเอกสาร
โดยเริ่มจากการสร้างเอกสาร การจำแนกเอกสารและการนำไปใช้ การจัดเก็บเอกสาร การนำกลับมาอ้างอิงเมื่อจำเป็น ตลอดจนการเก็บเอกสารกลับคืนหรือ ทำลายเอกสาร จึงจำเป็นที่จะต้องหาวิธีการบริหารการจัดเก็บเอกสาร
ให้เหมาะสมมาใช้
2. ส่วนขยาย กระบวนการ/วิธีการเทคนิค/ ปัจจัยแห่งความสำเร็จ /ข้อพึ่งระวัง
ที่ใช้ในการแก้ปัญหาหรือพัฒนางาน
กระบวนการ/วิธีการเทคนิค
ขั้นตอนที่ ๑ จัดเตรียมอุปกรณ์ สถานที่ และเอกสารให้พร้อม
อุปกรณ์ที่จำเป็นต้องใช้อาจมีอยู่แล้วในสำนักงานของคุณ เช่น กล่องกระดาษ แฟ้ม ปากกา กระดาษสี ชั้นวาง รวมไปถึงตู้หรือห้องสำหรับเก็บเอกสาร ซึ่งคุณจะต้องทำให้มันโล่งเพื่อให้จัดเก็บเอกสารได้ทันทีเมื่อกระบวนการทั้งหมดเสร็จสิ้น
ขั้นตอนที่ ๒ แยกเอกสารที่ไม่ใช้แล้ว และให้เป็นหมวดหมู่
โดยแยกเอกสารที่เกินกำหนดระยะเวลาการเก็บออก และต้องแยกการจัดเก็บเป็นสองประเภท คือ เอกสารที่ยังอยู่ระหว่างปฏิบัติงาน และเอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว เช่น เอกสารที่ผ่านการดำเนินการแล้ว รวมไปถึงเอกสารสำคัญทางกฎหมายและผลประโยชน์ หลังจากแบ่งเอกสารเป็นสองประเภทข้างต้นแล้ว
ก็ต้องจัดหมวดหมู่ของเอกสารเหล่านั้นอีกครั้ง และแยกย่อยลงไปจนเรียกได้ว่าย่อยที่สุด
ขั้นตอนที่ ๓ จัดเรียงเอกสาร
เมื่อแยกประเภทของเอกสารแล้ว เอาเอกสารเหล่านั้นมาจัดเรียงตามลำดับวัน และเวลาอีกครั้งหนึ่ง เพื่อให้หาได้ง่ายเมื่อจำเป็นต้องหยิบมันมาใช้ ในกรณีที่ในแต่ละวันมีเอกสารจำนวนมาก อาจจัดเรียงตามเลขที่ของหนังสือที่ระบุไว้ในเอกสารดังกล่าว เพื่อให้สะดวกในการค้นหาและเป็นระเบียบยิ่งขึ้น
ขั้นตอนที่ ๔ จัดเอกสารเข้าแฟ้ม
การนำเอกสารใส่แฟ้ม ควรแยกให้ชัดเจนว่าแฟ้มไหนใส่เอกสารหมวดอะไร และใส่เฉพาะเอกสารหมวดนั้นๆเพียงอย่างเดียว แต่ทั้งนี้ในหนึ่งแฟ้มไม่ควรจัดเก็บเอกสารมากเกินไปเพราะนอกจากจะทำให้หาข้อมูลได้ยากแล้ว ขนาดที่หนาเกินไปยังส่งผลต่อการจัดเก็บอีกด้วย ดังนั้น ในกรณีที่มีเอกสารมากกว่าหนึ่งแฟ้มในหนึ่งหมวด การเก็บเอกสารในแฟ้มอาจใช้กระดาษสีที่เตรียมไว้ในมาทำที่คั่นหรือติดที่สันกระดาษแยก เพื่อเอกสารตามประเภท หรือใช้ปากกาเขียนชื่อหมวด และรายการเอกสารที่สันของแฟ้มเพื่อให้รู้ว่าแฟ้มแต่ละอันนั้นเก็บเอกสารประเภทอะไรโดยไม่จะเป็นต้องเปิดดู
ขั้นตอนที่ ๕ เก็บเข้าตู้หรือชั้นวางเก็บเอกสาร
เก็บเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้ หรือนานๆจะเอามาอ้างอิงสักครั้งไว้ด้านล่างสุด หรือในสุดของตู้ และเก็บเอกสารที่ใช้บ่อยๆไว้ในระดับสายตา หรือระดับที่หยิบมาใช้ได้ง่าย ส่วนเอกสารสำคัญและข้อมูลความลับต่างๆควรจัดเก็บในที่เฉพาะที่มีการป้องกัน เช่น ลิ้นชักทั่วไปที่สามารถล็อคได้ ส่วนหลักการจัดเรียงนั้นก็อาจจัดเรียงแฟ้มตามลำดับอักษรที่ใช้ทั่วไป โดยเรียงจากซ้ายไปขวา ข้อควรคำนึงก็คือไม่ควรเอาหนังสือหรืออะไรที่ไม่เกี่ยวข้องมาวางปะปนในชั้น เพราะอาจทำให้เกิดความสับสนได้ในภายหลัง
ขั้นตอนที่ ๖ การจัดการเอกสารที่ไม่ใช้แล้ว
สำหรับเอกสารที่เป็นเอกสารทั่วไปที่หน้าหลังว่าง สามารถเอากลับมาใช้สำหรับสำเนา
หรือพิมพ์เอกสารทั่วไปอีกครั้งได้ หากกระดาษเอกสารทั่วไปนั้นใช้การไม่ได้แล้ว เช่น ฉีกขาด หรือมีตัวหนังสือพิมพ์ทั้งสองหน้า คุณก็สามารถทิ้ง หรือชั่งกิโลขายได้เลย ในกรณีที่เอกสารเกี่ยวข้องกับความลับของทางราชการ
ไม่สามารถแพร่งพรายได้ อาจทำลายด้วยตนเองด้วยการฉีก หรือใช้เครื่องทำลายเอกสารที่มีในสำนักงานทั่วไปก็ได้
ปัจจัยแห่งความสำเร็จ
๑. สามารถค้นหาเอกสารเพื่อใช้ในการทำงานด้วยความสะดวกรวดเร็ว
๒. เป็นระเบียบเรียบร้อยต่อผู้พบเห็น
ข้อพึ่งระวังที่ใช้ในการแก้ปัญหาหรือพัฒนางาน
๑. การแยกเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ ต้องดำเนินการอย่างละเอียดรอบคอบ เพื่อป้องกันการสูญหายของเอกสาร
๒. ไม่ควรใส่เอกสารหลายเรื่องมากต่อ ๑ แฟ้ม เพื่อไม่ให้เกิดความสับสนและยากในการสืบค้น
3. ส่วนสรุป (ผลการของการแก้ปัญหา/พัฒนา)
การจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบนั้นนอกจากจะทำให้การค้นหาสะดวกขึ้นแล้ว ยังช่วยทำให้สภาพแวดล้อมในที่ทำงานดีขึ้น มองไปทางไหนก็ไม่เจอกระดาษรกหูรกตาเหมือนแต่ก่อน แถมยังเพิ่มพื้นที่การใช้งานแทนที่จะเอาไว้กองเอกสารอีกด้วย
4. ที่อยู่/เบอร์โทรศัพท์
สำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอลาดยาว ที่ว่าการอำเภอลาดยาว ตำบลลาดยาว อำเภอลาดยาวจังหวัดอุทัยธานี ๖๐๑๕๐ โทร. ๐ ๕๖๒๗๑๐๐๒
ชื่อความรู้ การบริหารการจัดเก็บเอกสารของสำนักงาน
เจ้าของความรู้ นางสาวปิยะวัลย์ ใจสูงเนิน
ตำแหน่ง/สังกัด นักวิชาการพัฒนาชุมชนปฏิบัติการ สำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอลาดยาว แก้ปัญหาเกี่ยวกับ การค้นหาเอกสารให้ง่ายขึ้น
เรื่องเล่า เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นบ่อยในการค้นหาเอกสารในสำนักงาน คือ เอกสารหาไม่เจอ
เจ้าของความรู้ นางสาวปิยะวัลย์ ใจสูงเนิน
ตำแหน่ง/สังกัด นักวิชาการพัฒนาชุมชนปฏิบัติการ สำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอลาดยาว แก้ปัญหาเกี่ยวกับ การค้นหาเอกสารให้ง่ายขึ้น
เรื่องเล่า เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นบ่อยในการค้นหาเอกสารในสำนักงาน คือ เอกสารหาไม่เจอ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น