เจ้าขององค์ความรู้ นายอัคเดช แจ้งอยู่
ตำแหน่ง/สังกัด หัวหน้าฝ่ายอำนวยการ
สำนักงานพัฒนาชุมชนจังหวัดนครสรรค์
แก้ปัญหาเกี่ยวกับ ป้องกันความเสี่ยงในการจัดงานประชุม/สัมมนา/ฝึกอบรม
กรมการพัฒนาชุมชน
เป็นหน่วยงานที่มีภารกิจเกี่ยวกับการส่งเสริมกระบวนการเรียนรู้
และการมีส่วนร่วมของประชาชน
ส่งเสริมและพัฒนาเศรษฐกิจชุมชนฐานรากให้มีความมั่นคงและมีเสถียรภาพ
โดยสนับสนุนให้มีการจัดทำและใช้ประโยชน์จากข้อมูลสารสนเทศ ศึกษา วิเคราะห์ วิจัย
จัดทำยุทธศาสตร์ชุมชน ตลอดจนฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากรที่เกี่ยวข้องในการพัฒนาชุมชน
เพื่อให้ชุมชนเข้มแข็งอย่างยั่งยืน ดังนั้น จึงหนีไม่พ้นที่จะต้องมีการจัดประชุม
สัมมนา หรือฝึกอบรมกลุ่มเป้าหมายในระดับต่าง ๆ เพื่อสร้างความรู้ความเข้าใจ
หรือเพิ่มพูนประสบการณ์ ซึ่งในการจัดประชุม สัมมนา หรือฝึกอบรม ในแต่ละครั้ง
จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องมีการวางแผน และเตรียมการ ทั้งวันก่อนจัดกิจกรรม
วันจัดกิจกรรม และหลังจัดกิจกรรม เพื่อให้การจัดกิจกรรมในแต่ละครั้ง
สำเร็จไปด้วยดี ซึ่งในที่นี่จะขอนำเสนอเฉพาะในส่วนของวันจัดกิจกรรม
ในช่วงพิธี เปิดการจัดกิจกรรม
ว่าต้องเตรียมการอะไรบ้าง โดยขอแบ่งหมวดหมู่ไว้ ดังนี้
ไมค์
ผู้จัดต้องตรวจเช็คระบบเครื่องเสียง กรณีที่ใช้ไมค์ลอย
ต้องตรวจเช็คสัญญานความใกล้ไกล ว่าสามารถเชื่อมต่อกันได้ระยะเท่าใด
และตรวจเช็คแบตเตอรี่ และควรจัดเตรียมเบตเตอรี่สำรองไว้ด้วย จัดระดับของขาไมค์
ให้เหมาะสมกับความสูงของผู้กล่าวรายงาน และประธานในพิธี ทดลองความดังของระดับเสียง
กรณีที่ใช้ไมค์สายควรตรวจเช็คความยาวของสายไมค์ และควรปิดทับสายไมค์ด้วยเทป
หรือวัสดุที่ไม่ทำให้สายไมค์เกะกะ รวมทั้งควรตรวจสอบแสงสว่าง และอุณหภูมิ
ของห้องหรือสถานที่จัดงานให้มีความเหมาะสม หากจำเป็นต้องใช้แสงสว่าง
ก็ควรจัดเตรียม และหากในห้องไม่มีเครื่องปรับอากาศ อาจต้องจัดเตรียมพัดลม
ทั้งนี้ให้พิจารณาความเหมาะสมของการจัดงานแต่ละครั้ง
หมา ในกรณีที่ต้องมีการจัดกิจกรรมกลางแจ้ง
โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าจัดในหมู่บ้าน วัด โรงเรียน ซึ่งมักมีสุนัขในบริเวณนั้น ๆ
ควรจะต้องหาวิธีป้องกันมิให้เข้ามารบกวน ในระหว่างจัดกิจกรรม
เพราะจะสร้างความรำคาญ อาจก่อให้เกิดความวุ่นวายขึ้นได้ (รวมถึงสัตว์อื่น ๆ ด้วย
เช่น แมว นก มด เป็นต้น)
เมีย ในที่นี่หมายถึงภรรยา
สามี แฟน เพื่อน เจ้าหนี้ เป็นต้น ควรต้องระมัดระวังให้ดี โดยเฉพาะผู้ทำหน้าที่พิธีกร
กล่าวคือต้องระวังไม่ให้มีการมาพูดคุย หรือเคลียร์ปัญหาต่าง ๆ
ก่อให้เกิดไม่มีสมาธิในการทำงาน
หมู่
ในที่นี่หมายถึงโต๊ะหมู่บูชา และคำกล่าวรายงาน/คำกล่าวเปิดงาน โพเดียม ซึ่งควรต้องตรวจดูว่ามีการจัดวางโต๊ะหมู่บูชา
รวมทั้งองค์ประกอบต่าง ๆ ถูกต้องหรือไม่
กล่าวคือปกติจะนิยมวางโต๊ะหมู่ไว้ด้านซ้ายของเวที (กรณีเรายืนหันหน้าเข้าหาเวที)
และต้องจัดเตรียมพระพุทธรูป ดอกไม้ ธูป เทียน ธงชาติ
และพระบรมฉายาลักษณ์ของพระเจ้าอยู่หัว
ซึ่งควรตรวจดูระดับความสูงของโต๊ะหมู่บูชาให้เหมาะสม
การวางพระพุทธรูปจะวางบนสุดของโต๊ะหมู่ พระบรมฯ วางด้านซ้ายมือ
และธงชาติวางด้านความมือ ควรตรวจดูธูปจำนวน 3 ดอก
กระถางธูป เทียน จำนวน 2 เล่ม พร้อมเชิงเทียน ซึ่งควรใช้ขี้ผึ้งทาบริเวณปลายธูป
และปลาย เทียน เพื่อจุดติดไฟได้ง่าย ไม่ควรใช้น้ำมัน
หรือแอลกอฮอร์ และควรเตรียมเทียนชนวน เพื่อจุดไฟส่งให้ประธาน
(จัดเตรียมระบุผู้จุดเทียนชนวนส่งให้ประธาน ในวันเปิดงาน) นอกจากนี้
กรณีที่ต้องจัดเตรียมโพเดี่ยมสำหรับผู้กล่าวรายงาน และประธาน
ควรต้องมีดอกไม้ประดับที่มีความเหมาะสมกับโพเดี่ยม
ไม่ให้มีความสูงบังหน้าผู้กล่าวรายงาน/ประธาน
และควรมีป้ายชื่อตำแหน่งของผู้กล่าวรายงาน/ประธาน ซึ่งควรตรวจดูการสะกดการันต์
ให้ถูกต้อง และหากจัดเก้าอี้นั่งสำหรับประธาน ควรต้องทดลองนั่ง
เพื่อดูระดับความสูงให้เหมาะสม และทดสอบความแข็งแรงการรับน้ำหนัก
ทั้งนี้รวมถึงการจัดเตรียมป้ายชื่องาน โดยตรวจสอบชื่อกิจกรรม วันที่ สถานที่
หน่วยงานที่จัด ให้ถูกต้อง และติดในระดับที่เหมาะสม กรณีที่จัดสถานที่กล่าวรายงาน
โดยประธานต้องเดินขึ้นเวที จะต้องตรวจเช็คบันไดว่ามีระดับความราดเอียง
และมีความแข็งแรงหรือไม่
นอกจากนี้
ควรต้องจัดเตรียมตรวจดูคำกล่าวรายงาน /แฟ้มคำกล่าวรายงาน ทั้งของผู้กล่าว
และประธาน วางให้ถูกต้องครบถ้วน ไม่สลับตำแหน่ง และครบทุกแผ่น
รวมทั้งต้องจัดเตรียมเก้าอี้ โต๊ะที่นั่งของผู้เข้าร่วมกิจกรรม ที่นั่งรับแขก
ให้มีจำนวนที่เพียงพอ และเหมาะสม ซึ่งทั้งหมดที่กล่าวมา
เป็นเพียงส่วนหนึ่งของการจัดกิจกรรมเท่านั้น ซึ่งหากมีการวางแผน
และตรวจสอบก่อนวันจัดกิจกรรม หรือล่วงหน้าอย่างน้อย 1-3 ชั่วโมง จะสามารถทำให้สามารถจัดเตรียม
หรือแก้ไขได้อย่างถูกต้อง ซึ่งสรุปได้ว่าการจัดงานแต่ละครั้งสิ่งที่ต้องคำนึงคือ
"ไมค์ หมา เมีย หมู่ ดูให้พร้อม ควรซักซ้อม ตรวจเช็ค อย่าชักช้า
งานสำเร็จลุล่วงสมอุรา สร้างศรัทธา ประทับใจ วันเปิดงาน"
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น